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Sous-traitance

Sous-traitance

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Last updated: 13 septembre 2016 by Quentin MICHARD
6 min read

Sous-traitance

 

Contrat de sous-traitance STT

Les contrats sont créés dans les autres logiciels (TIAMP, MAGELLAN…) et ne sont pas modifiables dans THEBES.
L'ensemble des contrats est dans le menu SOUS-TRAITANCE / Contrat STT. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur le bon de commande recherché (chantier, détail du paiement, Bons de paiement liés…)
Beaucoup d'options ont été mises en place afin de faciliter l'utilisation des données.
Regrouper par :

  • Sous-traitant

  • Centre de gestion

  • Marché

  • Statut

Le Type de vue « Tableau croisé dynamique », vous permettra d'extraire les tableaux que vous aurez élaboré.

En vue liste, nous pouvons voir les informations essentielles au contrat :

  • Montant total HT

  • Total RG

  • Montant Paiement direct

  • Montant Paiement utb

  • Montant facturé

  • Montant A facturer

Lorsque l'on clique sur un contrat, on trouve toutes les informations nécessaires.

On a des informations supplémentaires via les petits onglets :

  • Contrats & avenant

  • Bon de paiements

  • Livraisons & factures (zone informations pour comptabilité)

  • Reversements RG

Bons de paiement

Les bons de paiement suivent un flux avec TIAMP.
L'ensemble des factures est dans le menu SOUS-TRAITANCE / Bons de paiement. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur le bon recherché.
Il est aussi possible d'accéder à un bon de paiement via le contrat (voir ci-dessus).
Recherche d'un bon
Nous avons dans THEBES la possiblité de voir tous les bons de paiements en vue liste (ce qui n'était pas possible dans TIAMP).
Pour faciliter l'utilisation et la lisibilité des données, la codification des BP a été changé. Il s'agit maintenant du contrat suivi du numéro de bon.
Exemple : ST160152412-01 , pour le bon 01 du contrat ST160152412.
Filtre des bons
Beaucoup d'options ont été mises en place afin de faciliter l'utilisation des données.
Regrouper par :

  • Sous-traitant

  • Achat = Contrat

  • Date

  • Etat

Le Type de vue « Tableau croisé dynamique », vous permettra d'extraire les tableaux que vous aurez élaboré.

Création du bon de paiement

  1. Aller dans le menu Sous-traitance

  2. Sélectionner le contrat sur lequel il faut créer un BP

  3. Cliquer sur « CREER UN BP »

  1. Saisir les informations

    1. Saisir la référence du sous-traitant

    2. Vérifier Date de facturation

    3. Choisir son mode de saisie

      1. Période (par défaut)

      2. Cumul (les montants se renseignent alors pas défaut sur le solde du contrat)

    4. Saisir :

      1. montant Total HT

      2. montant de pénalités TTC

      3. montant de paiement direct HT

  1. Cliquer sur Confirmer pour créer le BPCelui est directement envoyé à TIAMP pour une demande de validation par le service.

Le service validera ensuite le bon et il pourra ainsi être déversé.
RAPPEL : La validation par le service dans TIAMP ne crée PLUS dans THEBES une pièce comptable. Celle-ci sera créée lors du déversement (cf après).

Modification d'un bon de paiement

Modification BP en Simulation

Même après création, il est possible de modifier toutes les informations d'un bon de paiement tant que le statut est simulation.

  1. Aller sur le bon de paiement

  2. Cliquer sur "EDITER"


     

Remettre un BP Validé en Simulation

Même après validation, il est possible de remettre en brouillon un BP Validé pour pouvoir le modifier.

Cela entraîne la suppression du docuement en GED dans TIAMP et met aussi à jour dans TIAMP le statut.


 

Bouton "Changer la Date"

Sur un bon de paiement validé, il est possible de changer la date de facturation via le bouton "Changer la date".

Cela permet de changer la date de facturation et la date d'échéance.

Bouton "Modifier la Date de facturation réelle"

Sur un bon de paiement validé, il est possible de changer la date de facturation réelle sans impacter la date d'échéance via le bouton "Modifier la date de facturation réelle".

Cela permet de changer la date de facturation SANS  la date d'échéance.

Ainsi les pièces comptables sont sur la bonne période dans THEBES et nous pouvons payer le sous-traitant à la date prévue.

Reversements RG

Les reversements ne sont présents que dans THEBES. Pas de reprise de données pour la mise en prod. Les reversements sur les anciens contrats se feront dans TIAMP.
L'ensemble des reversements est dans le menu SOUS-TRAITANCE / Reversement RG.
Ils sont aussi disponible à partir de la fiche du contrat.
La vue Liste des Reversements RG, permet simplement d'avoir des états sur les reversements faits ou à venir par période et par sous-traitant.
Lorsque l'on arrive sur la page, un filtre par défaut est appliqué :

  • uniquement les Reversements dus

  • Regrouper par Date puis Sous-traitant


Ces filtres peuvent bien évidemment être enlevé pour voir tous les reversements.
RAPPEL

  • le nom du reversement est le nom du bon de paiement

  • le reversement se créé lors du déversement du bon de paiement lié.


Date de création VS date due:

  • Un reversement a une date de création = date de déversement en comptabilité du bon de paiement

  • Un reversement peut avoir une date due (date libératoire du reversement) = Date du PV de réception des travaux + 1 an. (vide si pas de date de réception)

 

Reverser la RG

  1. Aller dans le menu Sous-traitance

  2. Sélectionner le contrat sur lequel il faut reverser de la RG

  3. Cliquer sur « REVERSEMENTS RG» en haut à gauche


L'interface suivante s'ouvre :

  1. Sélection du dernier bon à reverser Si on reverse le bon 4 alors tous les reversements précédents (non déjà reversés) seront sélectionnés.

  2. Cliquer sur « CONFIRMER »

RAPPEL : un fichier est généré et doit être signé par le service. Celui-ci est disponible dans la liste des pièces jointes sur le contrat (voir image ci-après)

Exemple de fichier généré

Annuler de dernier reversement 

  1. Aller dans le menu Sous-traitance

  2. Sélectionner le contrat sur lequel il faut reverser de la RG

  3. Cliquer sur « ANNULER LE DERNIER REVERSEMENT DE RG» en haut à gauche La dernière pièce jointe est supprimée et les reversements repassent en statut de RG « Due »

Rapports

Trois rapport existent dans le menu : Sous-traitance / Rapports :

  • CA par sous-traitant : par sous-traitant et par année, calcul du montant de paiement utb et montant total.
    Prend en compte les Bons de paiements dans les statuts Validés, Terminés et Comptabilisé 

  • CA par Centre de gestion : par service et par année, calcul du montant de paiement utb et montant total.
    Prend en compte les Bons de paiements dans les statuts Validés, Terminés et Comptabilisé 

  • Ecart contrat / BP : pouvoir mesurer l'avancement des de facturation des contrats par sous-traitant et donc le reste à facturer par sous-traitant.

 

Déversement

Il n'y a pas de déversements automatique des bons de paiements.

Lors de déversement, cela crée la pièce comptable et l'envoie au BUS pour être présent dans le fichier d'intégration.

  1. Aller dans le menu FACTURATION

  2. Puis Déverser / Déverser Bons de paiement STT




  3. Cliquer sur "CREER"

  4. Sélectionner la période à déverser. (Vous pouvez filtrer sur un journal si besoin) Toutes les factures non déversées apparaissent alors. Vous pouvez désélectionner des factures via la poubelle à droite.

  5. Cliquer sur « SAUVERGARDER »

  6. Lorsque le déversement est fini, le statut passe en "Terminé"