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Facturation fournisseur

Facturation fournisseur

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Last updated: 13 septembre 2016 by Quentin MICHARD
5 min read

Facturation fournisseur

 

Achats – Bon de commande


L'ensemble des bons de commande est dans le menu ACHATS / Achat. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur le bon de commande recherché (chantier, informations zone comptable, factures fournisseurs liées…)
Beaucoup d'options ont été mises en place afin de faciliter l'utilisation des données.
Regrouper par :

  • Fournisseur

  • Date de commande

  • Centre de gestion

  • Marché

  • Statut (des bons dans le statut 'En cours' peuvent existés s'ils ont été validés un jour avant d'être remis en état 'brouillon')

Le Type de vue « Tableau croisé dynamique », vous permettra d'extraire les tableaux que vous aurez élaboré.

Voici le flux des bons de commandes

Factures fournisseurs


L'ensemble des factures est dans le menu ACHATS / Factures fournisseurs. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur la facture recherché.
Filtre des factures
Afin de ne pas charger toutes les factures, un filtre par défaut est disponible sur l'année 2016 . Vous pouvez choisir de ne mettre aucune information de dates ou d'année, vous aurez tous l'historique. Mais vous avez aussi la possibilité de ne choisir qu'un mois de facturation.
Beaucoup d'options ont été mises en place afin de faciliter l'utilisation des données.
Regrouper par :

  • Fournisseur

  • Date de facturation

  • Centre de gestion

  • Marché

  • Statut (des bons dans le statut 'En cours' peuvent existés s'ils ont été validés un jour avant d'être remis en état 'brouillon')

Le Type de vue « Tableau croisé dynamique », vous permettra d'extraire les tableaux que vous aurez élaboré.

Rapports


Trois rapport existent dans le menu : ACHATS / Rapports :

  • Analyse des factures fournisseur par fournisseur : par année, calcul du CA par fournisseur selon les factures fournisseurs saisies + estimation sur 11 mois faite à partir du dernier mois clôturé.

  • Analyse des factures fournisseur par Centre de gestion : par année, calcul du CA par service selon les factures fournisseurs saisies + estimation sur 11 mois faite à partir du dernier mois clôturé.

  • Analyse des écart entre bon de commande et factures : pouvoir comparer et repérer facilement la surfacturation. Pour cela, 2 filtres – Sous-facturation et Sur-facturation – ont été créés.

 

Saisie des factures Fournisseurs

 

  1. Aller dans le menu FACTURATION

  2. Puis Achats / Création rapide de factures

  1. Saisir les informations

    1. Rechercher le bon de commande

    2. Mettre la référence fournisseur

    3. Saisir le montant TTC de la facture

    4. Une fois sur Enregistrer et créer, appuyer sur la touche espace pour valider.

Zone d'informations :
Une zone ramène les informations du bon de commande pour contrôle.

  • Auteur

  • Date

  • Montant HT

  • Fournisseur

  • Service

  • Marché

  • Imputation

Paramétrage des informations comptables :
Vous pouvez paramétrer si besoin les informations suivantes : journal, compte, axe B, taxes…

RAPPEL : La création d'une facture crée automatiquement une pièce comptable. Celle-ci est non déversée, et sera déversé automatiquement le soir même (ou de manière manuel via le bouton, cf après).

Imports des factures Fournisseurs

 

  1. Aller dans le menu FACTURATION

  2. Puis Achats / Import CSV de Factures

  1. Saisir le fournisseur, la date de facturation souhaitée et sélectionner le fichier à importer via le bouton « Chargez votre fichier » (celui-ci doit être un fichier .csv)

Le format du fichier à importer est le suivant :

Date

Ref

Reference frn

Montant

Imputation

19/04/2016

BM000119

F-003

265

VV06001

 

  1. Cliquer sur Importer

  2. Deux fichiers seront générés :

    1. good : Lignes importées

    2. bad : Lignes rejetées 

      1. car le bon de commande n'est pas enregistrer chez ce fournisseur

      2. car l'imputation est mauvaise

      3. car la facture a déjà été saisie (unicité du numéro de facture)

 

Avoir / Annule

 

  1. Aller dans le menu FACTURATION

  2. Puis Achats / Factures fournisseur

  3. Taper le numéro de la facture à annuler pour retrouver la facture.

  4. Cliquer sur la facture

  5. Cliquer sur « DEMANDER UN AVOIR »

  1. Saisir le montant, la référence et  la date de l'avoir souhaitée et cliquer sur « CREER AVOIR »

L'avoir est alors créé dans le statut validé. La référence avec le ² est automatiquement renseigné

RAPPEL : Si avoir partiel, il ne s'agit pas d'une annule, il faut alors passer par la création de facture classique et saisir un montant négatif.

Annule et remplace

  1. Aller dans le menu FACTURATION

  2. Puis Achats / Factures fournisseur

  3. Taper le numéro de la facture à annuler pour retrouver la facture. Cliquer sur la facture à remplacer

  4. Cliquer sur « DEMANDER UN AVOIR »

  5. Sélectionner « ANNULE ET REMPLACE » (Cancel and replace)

  1. Saisir la date de l'avoir et facturation souhaitée et cliquer sur « CREER AVOIR »

L'avoir est alors créé et validé. La référence avec le ² est automatiquement renseigné
Nous arrivons ensuite sur l'interface de création de la nouvelle facture en repartant du début .

Déversement


Le déversement des factures fournisseurs est automatique et se fait tous les soirs. Cependant, certains utilisateurs peuvent néanmoins choisir de déverser plus tôt.

  1. Aller dans le menu FACTURATION

  2. Puis Déverser / Déverser Factures fournisseur

  3. Sélectionner la période à déverser. (Vous pouvez filtrer sur un journal si besoin) Toutes les factures non déversées apparaissent alors. Vous pouvez désélectionner des factures via la poubelle à droite.

  4. Cliquer sur « DEVERSER »