Magellan Mona - Contrats Cadre sous-traitants
- Rose NDOYE
Les contrats cadres sous-traitants ont pour objectifs de :
déclarer nos sous-traitants à nos clients avant la réalisation des travaux via une DC4 ou demande d’agréments
simplifier le processus de validation des factures sous-traitants par la création d’un contrat dont la durée sera entre 6 et 12 mois et la suppression des bons de paiements STT
Les factures issues des contrats cadre sous-traitants seront traitées comme des factures fournisseurs classiques : le montant de la facture doit être égal au montant de la commande pour que le paiement se fasse de façon standard.
Si le montant de la facture est supérieur à la commande, la compta fournisseur demande l’accord du RA par mail pour le paiement : ce processus devrait être géré à terme par un email de validation sur le même principe que les validations de commandes fournisseurs supérieures à 5000€.
La création des contrats cadres ainsi que la rédaction de la DC4 puis leurs envois respectifs aux sous-traitants sont de la responsabilité de la GST. Les documents sont signés uniquement par le RST.
Le contrat cadre pdf est généré dans Mona mais la DC4 est à compléter :
1- Création du contrat cadre sous-traitant
La création se fait dans l’onglet Contrats par le bouton Créer
On retrouvera dans cet onglet la liste des contrats cadres du service et un aperçu rapide de leur évolution avec notamment le montant prévisionnel du contrat et le montant réel qui est la somme des bons de travaux envoyés aux sous-traitants.
Marché : marché client pour lequel on crée le contrat => uniquement marchés nominatifs ( pas forfaits divers)
Sous-traitant : seuls les sous traitants valides sont proposés
Libellé contrat : CONTRAT CADRE - Libellé marché client - NOM SOUS-TRATANT ( sera automatisé dans la prochaine version)
Début validité : début du contrat cadre
Fin validité : fin du contrat cadre, ne pouvant dépasser plus de 12 mois par rapport au début de validité
Montant prévisionnel : à titre estimatif
La codification sera QS+ 2 chiffres de l’année + chrono sur 4 chiffres
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Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer, une nouvelle fenêtre s’ouvre avec 3 onglets :
Informations : qui reprend les infos générales saisies lors de la création : la date signature et le Statut seront à compléter lorsque le contrat sera signé par les 2 parties, utb et le sous-traitant
Pièces jointes : pour générer le contrat PDF et l’imprimer pour signature par le RST et le sous-traitant
Prestations : à compléter par le RA du marché pour y mettre les tarifs des prestations sous-traitées en accord avec le RST, l’objectif étant d’uniformiser les tarifs pour l’ensemble des RA du service
Pour générer le contrat au format PDF, il faut cliquer sur le bouton GENERER
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Modèle contrat généré | 
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2 - Saisie DC4
La DC4 est à compléter par la GST suivant le modèle ci-dessous.
On met un paiement UTB mais le client peut demander de mettre un paiement direct et à ce moment il faudra mettre Paiement Direct et compléter le RIB du sous-traitant même si dans la réalité ce sera du paiement UTB …
La TVA est de l’autoliquidation par défaut sur la DC4
Faire signer la DC4 au sous-traitant également et l’envoyer au client
Mettre la DC4 dans les pièces jointes du contrat cadre dans Mona
3- Saisie des Prestations sous-traitées
Elle n’est pas obligatoire mais recommandée : cela représente le BPU sous-traitant et est du ressort du chargé d’affaire
Cliquer sur le Bouton Ajouter une Prestation
Saisir ses prestations et enregistrer.
La liste peut être modifiée, supprimée, complétée à tout moment.
4- Saisie de bons de travaux sous-traitants
La saisie de bons de travaux sous-traitants nécessite que le contrat cadre soit en statut signé avec une date de signature.
Pour passer commande, aller sur une intervention du marché client , onglet Achats
et cliquer sur le bouton NOUVEAU BON DE TRAVAUX SOUS-TRAITANT
Sélectionner le fournisseur sous-traitant puis le contrat cadre ou sélectionner le numéro de contrat cadre et le fournisseur se met
Saisir la date de début des travaux et le délai d’exécutions
Saisir le lot métier , la TVA se mettra en fonction du lot : AUTOLIQUIDATION OU 20%
L’email du sous-traitant se met par défaut
Saisir le déboursé prévu pour cette intervention
Le montant commande HT du client s’affiche pour rappel
La saisie du détail peut se faire manuellement ou à partir des lignes de prestations associées au contrat ou les 2
Si on clique sur SELECTIONNER UNE PRESTATION DU CONTRAT , on retrouve le “BPU “ sous-traitant, on sélectionne le ou les lignes souhaitées puis Ajouter
Enregistrer puis Envoyer
la codification des bons de travaux sous-traitants est le code contrat cadre - chrono pouvant aller jusqu'à 999
Si la commande est supérieure à 5000€, une demande de validation sera envoyée au RST comme pour les commandes fournisseurs.
Le sous-traitant et le RA reçoivent ce mail qu’on retrouvera dans l’onglet Communications
Le bon de travaux est à ce moment envoyé au logiciel de la compta qui pourra saisir la facture à réception.