Envoi des courriers par démat

Pendant la période de confinement, une solution temporaire d'acheminement des courriers a été mis en place .

Pour ce faire, nous vous proposons de déposer vos courriers dans un répertoire centralisé sur le G : G:\04-Transverses\COVID19-ENVOI_COURRIER

L'idée est de faire un document PDF par envoi avec en 1ère page le document qui contient l'adresse du destinataire ( exemple : la facture suivie de l'ordre de service du client puis du compte rendu d'intervention, le tout en un seul PDF) .

Ce répertoire est actuellement accessible pour les GST - RST/DST - RESPONSABLES FONCTIONNELS et contient les sous-dossiers suivants :

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• Autres - envoi RAR :  pour les autres courriers au format PDF qui seront envoyés en RAR

• Autres - envoi simple : pour les autres courriers au format PDF qui seront envoyés en courrier simple

• DGD - RAR : pour les DGD au format PDF qui seront envoyés en RAR

• Factures - envoi simple : pour les factures d'interventions ou hors marché au format PDF qui seront envoyés en courrier simple

• Situations - RAR : pour les situations au format PDF qui seront envoyées en RAR

• ZZ_éléments_envoyés : pour archiver les éléments envoyés, ce dossier sera accessible uniquement en consultation

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Tous les courriers doivent être impérativement générés au format PDF et la première page contenir l'adresse du destinataire en haut à droite  pour les enveloppes fenêtres A4 .

Pour les documents qui ne sont pas issus des édition standard TIAMP, mettre systématiquement le code de votre chantier TIAMP ou appel d'offres ( AF)  en premier dans le champ Chantier ou Affaire comme ci-dessous pour fluidifier le traitement.

L'envoi se fera tous les jours  à 15h.

A la fin de chaque envoi, un fichier Excel nommé Suivi_envoi_JJMMAAAA ( Jour/Mois/Année) sera créé dans le répertoire d'envoi du jour et vous y pourrez y retrouver le numéro de votre RAR et le statut de distribution de la poste. Ce fichier sera actualisé tous les jours .