Guide de l'utilisateur : Accédez facilement à toute la documentation de l'entreprise grâce à notre chatbot

Contenu

Responsabilité sur la mise à jour des process et des documentations

Règle de l’entreprise sur la centralisation des documents sauf documents confidentiels

Mission des RST, mission des DA

Qui fait quoi ?

Comment s’adresser au chatbot ? Demande de congés

ne va dans l’intranet QSE

Uniquement word et pdf

Utilisation des bases documentaires de l'entreprise
Mettre à disposition simplement l'ensemble des procédures, modes opératoires et des documents de référence de l'entreprise

Sources
Bases de documents de l'intranet qui sont stockés sur le drive partagé z_intranet
Les espaces confluence en accès public
Traitement des documents pdf et word (ne peut pas traiter les documents pdf issus de scan, les documents excel, les images, les vidéos,...)

Les sources de documents sont mises à jour au moins toutes les semaines

Un reporting de l'usage, des thématiques et des questions sera mis en place dans un avenir proche.

Les responsables des process sont responsables de la mise à jour de la documentation de leur process et des modes opératoires associés.
La DSI met en place et maintient en condition opérationnelle l'infrastructure du chatbot. Celui-ci met en œuvre les technologies les avancées possibles à un coût raisonnable.
L'utilisation des documents par le chatbot peut nécessiter des adaptations dans les documents pour que ceux-ci soient plus explicites et mieux compréhensibles par le chatbot.

1. Introduction

* Qu'est-ce qu'un chatbot ?

* Pourquoi utiliser un chatbot pour accéder à la documentation ? Soulignez les avantages : gain de temps, facilité d'utilisation, disponibilité 24/7. * Présentation du chatbot spécifique (si applicable) : son nom, ses fonctionnalités principales.

2. Comment utiliser le chatbot ? * Les premières étapes : * Comment lancer une conversation ? (par exemple, via une application de messagerie, un site web, etc.) * Comment formuler une demande ? (exemples de phrases clés : "Où trouver la procédure pour...", "Quel est le mode opératoire de...", "Peux-tu me montrer le document sur...") * Les fonctionnalités principales : * Recherche par mots-clés : Expliquer comment le chatbot utilise les mots-clés pour trouver les documents pertinents. * Navigation : Comment se déplacer entre les différents documents (suivant, précédent, retour au menu principal). * Fonctionnalités supplémentaires : Si le chatbot propose d'autres options (filtrage, tri, etc.), les détailler.

3. Les types de documents accessibles * Liste exhaustive des types de documents disponibles : procédures, modes opératoires, guides, FAQ, etc. * Exemples concrets : Citer des exemples de documents fréquemment consultés pour rendre la documentation plus concrète.

4. Résolution des problèmes courants * Questions fréquentes : Répertorier les questions les plus susceptibles d'être posées par les utilisateurs (par exemple, "Que faire si je ne trouve pas le document que je cherche ?", "Comment signaler une erreur dans un document ?"). * Solutions : Proposer des solutions claires et précises pour chaque problème.

5. Astuces et conseils * Optimiser ses recherches : Donner des conseils pour formuler des requêtes efficaces (utiliser des mots-clés précis, être le plus spécifique possible). * Exploiter toutes les fonctionnalités : Présenter les fonctionnalités avancées du chatbot pour une utilisation encore plus efficace.

6. Contact * Qui contacter en cas de besoin ? Indiquer un service ou une personne à contacter si l'utilisateur rencontre des difficultés. Exemples de phrases clés pour la documentation : * Pour lancer une recherche : "Demandez simplement au chatbot ce que vous cherchez." * Pour une recherche précise : "Utilisez des mots-clés précis pour affiner votre recherche." * Pour une navigation facile : "Naviguez facilement entre les différents documents grâce à notre interface intuitive."