Contexte

Les accès mandataires de groupwise deviennent des accès délégués. Le principe reste le même et nous expliquons ci-dessous comment accès aux boîtes aux lettres partagées.

Activer une boîte au lettre partagée

Vous recevez un email vous proposant d'accéder à une boîte partagée. Le mail ressemble à ceci : 

Open

Ouvrez le et cliquer sur le lien vers la page d'acceptation

Open

Vous arrivez sur une page qui vous demande de confirmez. Cliquez sur le bouton pour le faire :

Google vous informe ensuite que l'accès sera donné sous 30 minutes environ. Passé ce délai vous pourrez accéder à la boîte partagée.

Accéder à la boîte partagée

Pour accéder à une boîte partagée (après l'avoir activée) il suffit de cliquer en haut à droite sur votre icône de profil ou le logo utb. Gmail vous montre alors sur quelle boîte vous êtes et vous propose les autres boîtes auxquelles vous avez accès. Dans l'exemple ci-dessous c'est la boîte Gsuite DEPANNAGEFORMATION.

Il suffit de cliquer sur cette dernière pour passer dessus.

Astuce : vous pouvez avoir à la fois votre boite mail à votre nom et la/les boîte(s) partagée(s) ouverte en même temps. Pour cela ouvrir dans un nouvel onglet à chaque fois.

Comment se comporte une boîte partagée

Une boîte partagée se comporte comme une boîte mail nominative. Vous pouvez classer vos emails via les labels. Vous pouvez les classer automatiquement via des filtres. Lorsque vous envoyez un email vous l'envoyez en tant que cette boîte au lettre.

Comment classer automatiquement des emails pour organiser une boîte partagée

La création de filtre peut se faire de différentes manière. Ce guide en présente une seule.

Pour l'exemple de notre boîte au lettre nous allons faire comme si nous voulions classer automatiquement tous les messages envoyés par "Romain Padernoz" dans un dossier DSI.

1) Tout d'abord préparons les "dossiers" de classement. Dans gmail ce sont des libellés. Ici nous devons donc créer un label DSI. A nouveau plusieurs manières sont possibles pour en créer un. Dans notre exemple nous allons le faire depuis un email. En cochant la case dans la boite de réception puis en cliquant sur l'icone label. Puis écrivant "DSI" et en choisissant "créer"

2) Une fois le libellé prêt créons la règle qui va classer automatiquement les emails reçus de Romain Padernoz, dans groupwise cela s'appelait des règles, dans gmail ce sont désormais des filtres (le fonctionnement est très proche). Un des moyens de le faire est de faire une recherche sur les emails envoyés par r.padernoz@utb.fr et de cliquer le lien en bas pour créer un filtre à partir de cette recherche.

3) Paramétrez ensuite le filtre, nous voulons ici le classer dans DSI donc nous cliquons la case "Appliquer le libellé" et choisissons "DSI" en cliquant dans "Sélectionner un libellé". 

Option 1 : si vous souhaitez que le mail ne soit plus dans la boite de réception il faut cocher la case "Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)"

Option 2 : si vous souhaitez appliquer cette règle aux mails déjà reçus cliquez sur "Appliquer également ce filtre au X conversations correspondantes"

4) Validez le filtre en cliquant sur "Créer un filtre".

Ca y est les emails reçus de Romain Padernoz arriveront directement dans le dossier "DSI"!