Répondre à une demande d’intervention

1) Créer une nouvelle intervention

Marché puis onglet Interventions

À noter la présence d’un encadré Contact locataire dans la fenêtre de création d’une intervention

Suite à la création d'une intervention depuis l'onglet INTERVENTION (avec un profil des ST 12, 15, 22, 30, 31, 40, 91,92), il vous est proposé automatiquement l'envoi d'un mail à l’émetteur et au gardien

2) Renseigner la fiche intervention

Renseigner dans l’onglet Général : Nom émetteur (le donneur d’ordre) ; Date de début de l’intervention prévue

3) Renseigner la fiche intervention

Dans l’onglet « Descriptif », compléter le descriptif des travaux à réaliser, les remarques propres à l’intervention pour le dépanneur et planifier les dépanneurs qui vont réaliser l’intervention

Les contenus de champs «Descriptif des travaux à réaliser» et « Commentaires Intervention » se retrouveront sur l’édition de la Fiche travaux à réaliser qu’il est désormais possible d’éditer en cliquant sur le bouton

« Descriptif des travaux réalisés » correspond au compte-rendu de l’intervention après réalisation de celle-ci. Pour éditer le compte-rendu, cliquer sur le bouton

Vous pouvez choisir le nom du/des Dépanneurs qui va/vont réaliser l’intervention.

Pour cela il est nécessaire de sélectionner un service travaux.

La case ci-dessous permet de ne visualiser que le personnel « direct ».

4) Editer la fiche des travaux à réaliser

Cliquer sur le bouton Ou bien sur puis Fiche travaux à réaliser

Les informations saisies dans les champs de l’onglet Descriptif se retrouvent dans la Fiche Travaux à réaliser :

-> Descriptif des travaux à réaliser

-> Commentaires Intervention

-> Informations du contact et du locataire

-> Nom du Dépanneur

Les dates prévisionnelles de l’intervention saisies dans l’onglet Général de l’intervention, redescendent automatiquement dans le tableau en bas de l’onglet Descriptif (avec les horaires prévus) et sont également synchronisées avec la macro de planification des interventions.

Onglet Rel.Client : 2 boutons raccourcis pour imprimer directement le suivi de la relation client (avec détail des échanges client) et l’édition « Discussion client »

Possibilité d’ajouter un contact depuis la relation client

Dans le cadre de vos interventions, vous pouvez désormais envoyer un sms de confirmation de rendez-vous à vos contacts sur place : gardiens, locataires.

L'envoi de sms n'est possible que sur des contacts ayant une civilité, un Nom et un numéro de mobile

Pour des raisons économiques, le message prédéfini ne sera pas modifiable

Onglet Rel.Client : Possibilité de transférer un mail figurant dans la relation client (donc déjà envoyé) ainsi que de joindre un ou plusieurs fichiers à un mail

Différents statuts d’une intervention

Ci-dessous les différents statuts possibles d’une intervention et figurant dans l’encadré Informations commerciales de l’Onglet Général (champ Statut) :

•Initial => À la création de l’intervention

•En attente => manque des éléments permettant sa réalisation (en attente matériel, etc.)

•Planifiée => rendez-vous pris auprès du client (passage automatique en statut « Planifié » si la « Date de Début de l’intervention prévue » est cochée)

•Exécuté => travaux réalisés

•Facture Anticipée => Le client a réglé l’intervention avant sa réalisation

•En attente de chiffrage => devis de régularisation à faire

•En attente OS => nécessaire pour facturer

•A facturer => Intervention réalisée : la facturière a tous les éléments pour facturer

•Facturée => Intervention facturée et verrouillée (présence d’un cadenas)

•Réglée => Intervention facturée et règlement reçu

•Annulée => Intervention annulée car doublon ou annulée par le client

5) Réalisation de l’intervention

Une fois l’intervention effectuée ; on peut saisir un compte-rendu dans l'onglet Descriptif, encadré Descriptif des travaux réalisés

6) Création d’un devis de régularisation

Un Devis de régularisation se réalise depuis l’onglet Devis d’une Intervention

Après création du devis, le numéro d’intervention est affiché dans « Intervention liée » mais aussi le code et libellé du site sélectionné ou créé pour le devis.

7) Saisir les éléments du devis

Dans le cas d’un BPU, aller dans l’onglet vente et utiliser :

Le bouton « Bordereau de référence » : méthode du cliquer-glisser

Le bouton « Sélection multiple BPU » : visualisation à gauche du BPU et à droite du devis en cours

Le bouton permet d’imprimer rapidement un devis de régulation