source : https://documentation.sage.fr/bupe/DOCS/Sage%20Comptabilit%C3%A9%20i7/Informations_Generales/Interactions_avec_d_autres_logiciels/batigest.htm  

Interactions entre Sage Comptabilité i7 et Sage Batigest i7

L'essentiel

Le logiciel Batigest peut-être chaîné avec Sage Comptabilité i7.

Cette liaison se fait par la déclaration d'un lien à l'intérieur des renseignements généraux (menu Initialisation) de Batigest.

Dans l'onglet Liaison, des renseignements généraux de Batigest, nous pouvons trouver une section contenant :

·       une case à cocher "Accès Comptabilité"

·       un champ devant accueillir le nom du dossier comptable avec lequel le dossier de Batigest sera chaîné

·       deux champs permettant de déterminer le journal d'achats et celui de ventes dans lesquels les transferts en comptabilité seront effectués (menu Financier / Transfert comptable du logiciel Batigest)

Les deux premiers éléments devront être obligatoirement saisis dès le début de l'exploitation des deux logiciels afin que les informations communes aux deux logiciels soient créées en même temps.

Cette liaison devra être tout le temps présente pendant l'utilisation de la base de données de Batigest.

La présence d'un onglet vert sur un champ Compte comptable signifiera la présence d'une liaison.

Les informations qui déclarent la liaison comme existante sont stockées à l'intérieur du fichier Ste.ini se trouvant dans le dossier comptable avec lequel le dossier de Batigest est lié.

L'aide en détails

Les comptes comptables

Batigest diffuse ou créé des comptes comptables vers Sage Comptabilité i7 :

·       Comptes comptables Clients en création de fiches clients (Onglet Profil).

·       Comptes comptables Fournisseurs en création de fiches Fournisseurs (Onglet Profil).

·       Comptes comptables Articles en création de Fiches Articles (Onglet Comptabilité : Compte France / Export/Intra communautaire).

·       Comptes comptables de TVA (menu Initialisation / TVA)

·       Comptes Taxes Parafiscales (menu Initialisation / TVA)

·       Comptes comptables liés à la mise en place des Préférences (menu Initialisation / Renseignements comptables de l'arborescence des préférences par exemple)

Dans le cas de la présence d'un dossier comptable déjà existant avant la mise en place du dossier de BATIGEST, il sera nécessaire de mettre en relation les différentes fiches de Batigest avec le plan comptable du dossier comptable obtenu par la pression de la touche F4 (ou un clic sur l'onglet vert) sur les différents endroits faisant intervenir une notion de compte comptable (voir liste définie plus haut).

Le transfert en comptabilité

Bien que la liaison comptable ne soit pas obligatoire pour utiliser le menu Financier / Transfert comptable (transfert des informations vers un autre logiciel que Apibâtiment), dans le cas où Sage Comptabilité i7 est présent sur le site, la liaison devra être présente au moment du lancement de l'opération.

Dans le masque proposé au moment du transfert, le logiciel demande à l'utilisateur de confirmer la période des informations à traiter, ainsi que le type et le code du journal, dans lequel les informations vont être basculées.

Conformément aux exigences de la DGI aucune pièce générant directement ou indirectement des écritures en Comptabilité ne peut être modifiée ou supprimée dans le logiciel d'origine. Avant de procéder au transfert comptable dans le logiciel d'origine, vous prendrez soin de vous assurer que toutes les pièces sont effectivement validées et définitives.

En cas de doute, demandez conseil auprès de votre expert-comptable.

Les préférences suivantes doivent être paramétrées avant le lancement du transfert :

Définition des journaux

Utilisation des journaux des catégories

Pièces de ventes

Compte Escompte accordé

Pièces d'achats

Compte Escompte obtenu

Compte Écart de TVA

Vous trouverez le descriptif de ces préférences à l'intérieur de l'aide du logiciel Batigest.

Les informations comptables ne seront pas directement transmises à l'intérieur de la base de données de Sage Comptabilité i7 elles formeront un fichier ASCII pur qui sera placé à l'intérieur du dossier comptable (répertoire \APIBAT\comp_pme\SocXXXXX par défaut, où SocXXXXX est le code du dossier comptable (ainsi que le nom du répertoire) visible par l'explorateur Windows).

Les informations seront stockées à l'intérieur des fichiers :

·       EcrXXXXX.Dat ou XXXXX est le code du journal d'achats en Comptabilité

·       EcrYYYYY.Dat ou YYYYY est le code du journal des Ventes en Comptabilité

·       EcrZZZZZ.Dat ou ZZZZZ est le code du journal de Caisse en Comptabilité et celui défini dans les préférences du menu Initialisation / Renseignement comptable.

L'intégration d'écritures n'est plus une tâche exclusive. Il n'est plus nécessaire de déconnecter les autres postes de la Comptabilité avant d'intégrer les fichiers de transferts comptables.

La structure des fichiers de transferts (décrite à l'intérieur du fichier Lisez Moi.html) est la suivante :

*Les montants doivent être enregistrés sous la forme de 20 caractères (entiers,  décimaux, et le point comme séparateur décimal).

**    Le compte comptable doit être numérique sur les deux premiers caractères (0 à 9), puis peut être alphanumérique sur les suivants (A à Z, 0 à 9)

D'une façon générale une zone non renseignée doit être laissée à blanc.

***   Le poste analytique ne doit pas dépasser la longueur de 8 caractères.

****  Ce Flag nous sert à déterminer quand on doit créer un nouvel en-tête écriture.

Deux choix :

cas Flag = 1 : Nouvelle Pièce.

cas Flag = 0 : Même Pièce

Tous les montants doivent être en devise.

Une fois les informations contenues dans les fichiers ECR récupérées par le logiciel Comptabilité PME, les fichier Ecr.Dat sont renommés en fichier portant l'extension Old.

Traitement des arrondis de conversion

Lors de la récupération des fichier Ecr par le logiciel de Comptabilité PME, il est possible de rencontrer d'éventuels écarts entre les montants traduits dans la monnaie de référence et les montants en devise.

Ces écarts liés à des arrondis de conversion seront passés dans le compte comptable précisé dans la préférence "Compte transitoire de conversion" du menu Général / Profil société de l'arborescence des préférences du logiciel de Comptabilité PME.

Date d'intégration

Dans la pratique, les écritures sont intégrées avec la date de la pièce correspondante (facture, bulletin, règlement, etc.).

Cependant, certaines écritures peuvent avoir une date se situant en dehors de l'exercice courant ou une date se situant sur un journal clôturé. Dans ces deux cas, un message sera affiché lors de l'intégration afin de vous proposer :

·       de quitter l'assistant (l'import des fichiers vous sera reproposé à la prochaine ouverture du dossier),

·       de rejeter les écritures dans cas,

·       d'intégrer toutes les écritures dans ce cas au 1er jour disponible, c'est-à-dire au 1er jour du 1er mois non clôturé, ou au 1er jour de l'exercice selon les cas. Dans ce dernier cas, les dates des échéances ne sont pas modifiées pour autant. Les dates des échéances peuvent alors être antérieures aux dates d'écritures.

Incident de transfert

Non détection de fichiers d'imports par le logiciel Sage Comptabilité i7

La liaison comptable n'était pas correctement installée dans les renseignements généraux du logiciel Batigest.

Étant donné, qu'il n'est pas possible de renouveler l'opération de transfert et que les informations ont bel et bien été générées, il faudra partir à la recherche des fichiers à l'intérieur du disque dur.

Pour cela, il faudra utiliser la fonction de recherche présente dans l'explorateur Windows sur les fichiers ECR*.*. La recherche portera sur l'intégralité du disque dur sur lequel les dossiers de Batigest sont installés.

Les fichiers porteront les noms EcrVe.Dat pour le journal des ventes et EcrAc pour le journal des achats. Les journaux particuliers (journal de Caisse général et celui des E/S particulières, porteront les noms proposés en standard (voir préférences), c'est-à-dire EcrC.Dat).

Ces fichiers seront normalement retrouvés dans le dossier de Batigest à partir duquel l'opération de transfert a été effectuée.

Lancement consécutif de deux opérations de transfert

Cette manipulation n'a aucune incidence.

En effet les données ne peuvent pas être doublées car les documents commerciaux sont marqués au fur et à mesure de leur changement d'état.

De plus, les informations se cumulent à l'intérieur du fichier : les données du premier transfert ne sont pas écrasées par les données du second transfert.

Lancement d'une opération de transfert sur une période non terminée

Cette manipulation n'a aucune incidence.

En effet l'opération de transfert comptable n'a pas pour objectif de protéger une période mais de protéger un document.

Il vous sera possible à tout moment de transférer

Lancement du transfert dans un mauvais dossier comptable

Cette manipulation n'a aucun incident.

Il suffira de rechercher le fichier Ecr dans le dossier du mauvais dossier et le copier par l'explorateur Windows dans le dossier dans lequel le transfert aurait dû être effectué. Les noms des fichiers devront être adaptés pour qu'ils correspondent pleinement à ceux présents dans le dossier comptable. Il faudra utiliser la fonction Renommer de l'explorateur Windows.

Si cet incident a été constaté tardivement et que les informations ont été récupérées par le mauvais dossier comptable, il faudra :

·       supprimer les écritures comptables dans le mauvais dossier.

·       prendre le fichier portant l'extension Old correspondant aux opérations transférées (il sera peut-être utile de vérifier le contenu du fichier en l'ouvrant à l'aide d'un éditeur de texte), et renommer son extension en Dat. Puis placer les fichiers dans le bon dossier comptable et personnaliser les noms de fichiers pour qu'ils correspondent aux différents journaux présents dans le dossier comptable.