Facturation fournisseur

Achats – Bon de commande

L'ensemble des bons de commande est dans le menu ACHATS / Achat. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur le bon de commande recherché (chantier, informations zone comptable, factures fournisseurs liées…)
Beaucoup d'options ont été mises en place afin de faciliter l'utilisation des données.
Regrouper par :

• Fournisseur
• Date de commande
• Centre de gestion
• Marché
• Statut (des bons dans le statut 'En cours' peuvent existés s'ils ont été validés un jour avant d'être remis en état 'brouillon')

Le Type de vue « Tableau croisé dynamique », vous permettra d'extraire les tableaux que vous aurez élaboré.

Voici le flux des bons de commandes

Factures fournisseurs

L'ensemble des factures est dans le menu ACHATS / Factures fournisseurs. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur la facture recherché.
Filtre des factures
Afin de ne pas charger toutes les factures, un filtre par défaut est disponible sur l'année 2016 . Vous pouvez choisir de ne mettre aucune information de dates ou d'année, vous aurez tous l'historique. Mais vous avez aussi la possibilité de ne choisir qu'un mois de facturation.
Beaucoup d'options ont été mises en place afin de faciliter l'utilisation des données.
Regrouper par :

• Fournisseur
• Date de facturation
• Centre de gestion
• Marché
• Statut (des bons dans le statut 'En cours' peuvent existés s'ils ont été validés un jour avant d'être remis en état 'brouillon')

Le Type de vue « Tableau croisé dynamique », vous permettra d'extraire les tableaux que vous aurez élaboré.

Rapports

Trois rapport existent dans le menu : ACHATS / Rapports :

• Analyse des factures fournisseur par fournisseur : par année, calcul du CA par fournisseur selon les factures fournisseurs saisies + estimation sur 11 mois faite à partir du dernier mois clôturé.
• Analyse des factures fournisseur par Centre de gestion : par année, calcul du CA par service selon les factures fournisseurs saisies + estimation sur 11 mois faite à partir du dernier mois clôturé.
• Analyse des écart entre bon de commande et factures : pouvoir comparer et repérer facilement la surfacturation. Pour cela, 2 filtres – Sous-facturation et Sur-facturation – ont été créés.

Saisie des factures Fournisseurs

1. Aller dans le menu FACTURATION
2. Puis Achats / Création rapide de factures

1. Saisir les informations
   1. Rechercher le bon de commande
   2. Mettre la référence fournisseur
   3. Saisir le montant TTC de la facture
   4. Une fois sur Enregistrer et créer, appuyer sur la touche espace pour valider.

Zone d'informations :
Une zone ramène les informations du bon de commande pour contrôle.

• Auteur
• Date
• Montant HT
• Fournisseur
• Service
• Marché
• Imputation

Paramétrage des informations comptables :
Vous pouvez paramétrer si besoin les informations suivantes : journal, compte, axe B, taxes…

RAPPEL : La création d'une facture crée automatiquement une pièce comptable. Celle-ci est non déversée, et sera déversé automatiquement le soir même (ou de manière manuel via le bouton, cf après).

Imports des factures Fournisseurs

1. Aller dans le menu FACTURATION
2. Puis Achats / Import CSV de Factures

1. Saisir le fournisseur, la date de facturation souhaitée et sélectionner le fichier à importer via le bouton « Chargez votre fichier » (celui-ci doit être un fichier .csv)

Le format du fichier à importer est le suivant :

1. Cliquer sur Importer
2. Deux fichiers seront générés :
   1. good : Lignes importées
   2. bad : Lignes rejetées 
      1. car le bon de commande n'est pas enregistrer chez ce fournisseur
      2. car l'imputation est mauvaise
      3. car la facture a déjà été saisie (unicité du numéro de facture)

Avoir / Annule

1. Aller dans le menu FACTURATION
2. Puis Achats / Factures fournisseur
3. Taper le numéro de la facture à annuler pour retrouver la facture.
4. Cliquer sur la facture
5. Cliquer sur « DEMANDER UN AVOIR »

1. Saisir le montant, la référence et  la date de l'avoir souhaitée et cliquer sur « CREER AVOIR »

L'avoir est alors créé dans le statut validé. La référence avec le ² est automatiquement renseigné

RAPPEL : Si avoir partiel, il ne s'agit pas d'une annule, il faut alors passer par la création de facture classique et saisir un montant négatif.

Annule et remplace

1. Aller dans le menu FACTURATION
2. Puis Achats / Factures fournisseur
3. Taper le numéro de la facture à annuler pour retrouver la facture. Cliquer sur la facture à remplacer
4. Cliquer sur « DEMANDER UN AVOIR »
5. Sélectionner « ANNULE ET REMPLACE » (Cancel and replace)

1. Saisir la date de l'avoir et facturation souhaitée et cliquer sur « CREER AVOIR »

L'avoir est alors créé et validé. La référence avec le ² est automatiquement renseigné
Nous arrivons ensuite sur l'interface de création de la nouvelle facture en repartant du début .

Déversement

Le déversement des factures fournisseurs est automatique et se fait tous les soirs. Cependant, certains utilisateurs peuvent néanmoins choisir de déverser plus tôt.

1. Aller dans le menu FACTURATION
2. Puis Déverser / Déverser Factures fournisseur
3. Sélectionner la période à déverser. (Vous pouvez filtrer sur un journal si besoin) Toutes les factures non déversées apparaissent alors. Vous pouvez désélectionner des factures via la poubelle à droite.
4. Cliquer sur « DEVERSER »

Facturation client

Affaires

L'ensemble des affaires est dans le menu VENTES / Ventes / Affaires clients. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur l'affaire recherché (client, devis…)

Devis

L'ensemble des devis clients est dans le menu VENTES / Ventes / Devis clients. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur le devis recherché (chantier, informations zone comptable, factures fournisseurs liées…)

Factures client

L'ensemble des factures est dans le menu VENTES / Factures clients. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur la facture recherchée.
Filtre des factures
Afin de ne pas charger toutes les factures, un filtre par défaut est disponible sur l'année 2016. Vous pouvez choisir de ne mettre aucune information de dates ou d'année, vous aurez tous l'historique. Mais vous avez aussi la possibilité de ne choisir qu'un mois de facturation.
Beaucoup d'options ont été mises en place afin de faciliter l'utilisation des données.
Regrouper par :

• Client
• Date de facturation
• Type (Factures / Situations / DGD / Interservice)
• Centre de gestion
• Marché
• Statut (En cours d'élaboration / En cours de validation / Validée non vérifiée…)

Le Type de vue « Tableau croisé dynamique », vous permettra d'extraire les tableaux que vous aurez élaboré.

Rapports

Trois rapport existent dans le menu : VENTES / Rapports :

• Analyse des ventes par marché : par marché, calcul du montant facturé et pourcentage d'avancement. Via le bouton 'ouvrir', vous pouvez entrer dans le détail du marché.
• Analyse des chantiers / Suivi de la vérification : Sur une période, calcul du montant HT et de la quantité de factures comptabilisée selon le statut avant comptabilisation.
  Rappel, seules les factures comptabilisées sont prises en compte. 
• Analyse des marchés d'entretien : sur une période, voir par service le retard de facturation sur les interventions créées.

Changement de statut / de date

Vous avez le droit de faire les actions suivantes dans THEBES :

• Passage en statut Validée non vérifiée
• Passage en statut Validée vérifiée
• Changement de la Date

1. Aller dans le menu VENTES ou FACTURATION
2. Puis VENTES / Factures Clients par mois
3. Sélectionner la période afin de limiter le nombre de factures à afficher.

Vous pouvez choisir de ne mettre aucune information de dates ou d'année, vous aurez tous l'historique.

1. Filtrer plus en détail grâce aux regrouper par
   1. Regrouper par date de facturation
   2. Regrouper par type
   3. Regrouper par statut

ATTENTION : L'ordre dans lequel on coche les « regrouper par » a une importance.
Exemple : Je souhaite avoir les DGD en statut « En cours d'élaboration » du moi sde janvier 2016

Résultat

1. Cliquer pour cocher les factures ciblées
2. Sélectionner le bouton parmi les trois :
   1. Validée non vérifiée
   2. Validée vérifiée
   3. Charger la date
3. Une demande de confirmation apparaitra. Vous pouvez alors valider.

FILTRES : ERREURS
Des filtres pré-définis vous permettent de filtrer sur les factures anormales :

• factures à 0€
• absence de ST
• absence de chantier

Comptabilisation d'une facture

1. Aller dans le menu VENTES ou FACTURATION
2. Puis Ventes / Factures client par mois
3. Taper le numéro de la facture à annuler pour retrouver la facture. Cliquer sur la facture à remplacer
4. Cliquer sur « COMPTABILISER » Celui-ci n'apparait que si la facture est dans un état 'validée vérifiée' ou 'validée non vérifiée' 

RAPPEL : La comptabilisation d'une facture crée automatiquement une ou plusieurs pièces comptables. Celles-ci sont non déversées, et seront déversées automatiquement le soir même (ou de manière manuel via le bouton, cf après).

Comptabilisation de factures

1. Aller dans le menu VENTES
2. Puis Déverser / Comptabiliser Factures clients
3. Cliquer sur "Créer" 
4. Sélectionner la période
5. Sélectionner le journal de vente à comptabiliser : VTT, FIT, DAT La liste des factures qui seront comptabilisées apparaît, donc uniquement les factures validées (vérifiées ou non).
   
   Le nombre de factures vérifiées et non vérifiées est indiquées.
6. Cliquer sur « SAUVEGARDER »
7. Le statut passe en "Terminé" lorsque la comptabilisation est terminée.
    

RAPPEL : Vous avez la possibilité de désélectionner des factures via le bouton poubelle sur la droite de chaque ligne.

Déversement de factures

Le déversement des factures fournisseurs est automatique et se fait tous les soirs. Cependant, certains utilisateurs peuvent néanmoins choisir de déverser plus tôt.

1. Aller dans le menu FACTURATION
2. Puis Déverser / Déverser Factures client
3. Sélectionner la période
4. Sélectionner le journal de vente à déverser  : VTT, FIT, DAT La liste des factures comptabilisées apparait. (Même si on sélectionne le journal VTT ou DAT, les pièces COT liées seront bien déversées avec la facture)
   
5. Cliquer sur « DEVERSER »

RAPPEL : Vous avez la possibilité de désélectionner des factures via le bouton poubelle sur la droite de chaque ligne.

Sous-traitance

Contrat de sous-traitance STT

Les contrats sont créés dans les autres logiciels (TIAMP, MAGELLAN…) et ne sont pas modifiables dans THEBES.
L'ensemble des contrats est dans le menu SOUS-TRAITANCE / Contrat STT. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur le bon de commande recherché (chantier, détail du paiement, Bons de paiement liés…)
Beaucoup d'options ont été mises en place afin de faciliter l'utilisation des données.
Regrouper par :

• Sous-traitant
• Centre de gestion
• Marché
• Statut

Le Type de vue « Tableau croisé dynamique », vous permettra d'extraire les tableaux que vous aurez élaboré.

En vue liste, nous pouvons voir les informations essentielles au contrat :

• Montant total HT
• Total RG
• Montant Paiement direct
• Montant Paiement utb
• Montant facturé
• Montant A facturer

Lorsque l'on clique sur un contrat, on trouve toutes les informations nécessaires.

On a des informations supplémentaires via les petits onglets :

• Contrats & avenant
• Bon de paiements
• Livraisons & factures (zone informations pour comptabilité)
• Reversements RG

Bons de paiement

Les bons de paiement suivent un flux avec TIAMP.
L'ensemble des factures est dans le menu SOUS-TRAITANCE / Bons de paiement. Pour obtenir plus d'informations, il suffit de cliquer sur le bon recherché.
Il est aussi possible d'accéder à un bon de paiement via le contrat (voir ci-dessus).
Recherche d'un bon
Nous avons dans THEBES la possiblité de voir tous les bons de paiements en vue liste (ce qui n'était pas possible dans TIAMP).
Pour faciliter l'utilisation et la lisibilité des données, la codification des BP a été changé. Il s'agit maintenant du contrat suivi du numéro de bon.
Exemple : ST160152412-01 , pour le bon 01 du contrat ST160152412.
Filtre des bons
Beaucoup d'options ont été mises en place afin de faciliter l'utilisation des données.
Regrouper par :

• Sous-traitant
• Achat = Contrat
• Date
• Etat

Le Type de vue « Tableau croisé dynamique », vous permettra d'extraire les tableaux que vous aurez élaboré.

Création du bon de paiement

1. Aller dans le menu Sous-traitance
2. Sélectionner le contrat sur lequel il faut créer un BP
3. Cliquer sur « CREER UN BP »

1. Saisir les informations
   1. Saisir la référence du sous-traitant
   2. Vérifier Date de facturation
   3. Choisir son mode de saisie
      1. Période (par défaut)
      2. Cumul (les montants se renseignent alors pas défaut sur le solde du contrat)
   4. Saisir :
      1. montant Total HT
      2. montant de pénalités TTC
      3. montant de paiement direct HT

1. Cliquer sur Confirmer pour créer le BPCelui est directement envoyé à TIAMP pour une demande de validation par le service.

Le service validera ensuite le bon et il pourra ainsi être déversé.
RAPPEL : La validation par le service dans TIAMP ne crée PLUS dans THEBES une pièce comptable. Celle-ci sera créée lors du déversement (cf après).

Modification d'un bon de paiement

Modification BP en Simulation

Même après création, il est possible de modifier toutes les informations d'un bon de paiement tant que le statut est simulation.

1. Aller sur le bon de paiement
2. Cliquer sur "EDITER"
   
    

Remettre un BP Validé en Simulation

Même après validation, il est possible de remettre en brouillon un BP Validé pour pouvoir le modifier.

Cela entraîne la suppression du docuement en GED dans TIAMP et met aussi à jour dans TIAMP le statut.

Bouton "Changer la Date"

Sur un bon de paiement validé, il est possible de changer la date de facturation via le bouton "Changer la date".

Cela permet de changer la date de facturation et la date d'échéance.

Bouton "Modifier la Date de facturation réelle"

Sur un bon de paiement validé, il est possible de changer la date de facturation réelle sans impacter la date d'échéance via le bouton "Modifier la date de facturation réelle".

Cela permet de changer la date de facturation SANS  la date d'échéance.

Ainsi les pièces comptables sont sur la bonne période dans THEBES et nous pouvons payer le sous-traitant à la date prévue.

Reversements RG

Les reversements ne sont présents que dans THEBES. Pas de reprise de données pour la mise en prod. Les reversements sur les anciens contrats se feront dans TIAMP.
L'ensemble des reversements est dans le menu SOUS-TRAITANCE / Reversement RG.
Ils sont aussi disponible à partir de la fiche du contrat.
La vue Liste des Reversements RG, permet simplement d'avoir des états sur les reversements faits ou à venir par période et par sous-traitant.
Lorsque l'on arrive sur la page, un filtre par défaut est appliqué :

• uniquement les Reversements dus
• Regrouper par Date puis Sous-traitant

Ces filtres peuvent bien évidemment être enlevé pour voir tous les reversements.
RAPPEL

• le nom du reversement est le nom du bon de paiement
• le reversement se créé lors du déversement du bon de paiement lié.

Date de création VS date due:

• Un reversement a une date de création = date de déversement en comptabilité du bon de paiement
• Un reversement peut avoir une date due (date libératoire du reversement) = Date du PV de réception des travaux + 1 an. (vide si pas de date de réception)

Reverser la RG

1. Aller dans le menu Sous-traitance
2. Sélectionner le contrat sur lequel il faut reverser de la RG
3. Cliquer sur « REVERSEMENTS RG» en haut à gauche

L'interface suivante s'ouvre :

1. Sélection du dernier bon à reverser Si on reverse le bon 4 alors tous les reversements précédents (non déjà reversés) seront sélectionnés.
2. Cliquer sur « CONFIRMER »

RAPPEL : un fichier est généré et doit être signé par le service. Celui-ci est disponible dans la liste des pièces jointes sur le contrat (voir image ci-après)

Exemple de fichier généré

Annuler de dernier reversement 

1. Aller dans le menu Sous-traitance
2. Sélectionner le contrat sur lequel il faut reverser de la RG
3. Cliquer sur « ANNULER LE DERNIER REVERSEMENT DE RG» en haut à gauche La dernière pièce jointe est supprimée et les reversements repassent en statut de RG « Due »

Rapports

Trois rapport existent dans le menu : Sous-traitance / Rapports :

• CA par sous-traitant : par sous-traitant et par année, calcul du montant de paiement utb et montant total.
  Prend en compte les Bons de paiements dans les statuts Validés, Terminés et Comptabilisé 
• CA par Centre de gestion : par service et par année, calcul du montant de paiement utb et montant total.
  Prend en compte les Bons de paiements dans les statuts Validés, Terminés et Comptabilisé 
• Ecart contrat / BP : pouvoir mesurer l'avancement des de facturation des contrats par sous-traitant et donc le reste à facturer par sous-traitant.

Déversement

Il n'y a pas de déversements automatique des bons de paiements.

Lors de déversement, cela crée la pièce comptable et l'envoie au BUS pour être présent dans le fichier d'intégration.

1. Aller dans le menu FACTURATION
2. Puis Déverser / Déverser Bons de paiement STT
   
   
   
3. Cliquer sur "CREER"
4. Sélectionner la période à déverser. (Vous pouvez filtrer sur un journal si besoin) Toutes les factures non déversées apparaissent alors. Vous pouvez désélectionner des factures via la poubelle à droite.
5. Cliquer sur « SAUVERGARDER »
6. Lorsque le déversement est fini, le statut passe en "Terminé"