Pendant la période de confinement, une solution temporaire d'acheminement des courriers a été mis en place .
Pour ce faire, nous vous proposons de déposer vos courriers dans un répertoire centralisé sur le G : G:\04-Transverses\COVID19-ENVOI_COURRIER
L'idée est de faire un document PDF par envoi avec en 1ère page le document qui contient l'adresse du destinataire ( exemple : la facture suivie de l'ordre de service du client puis du compte rendu d'intervention, le tout en un seul PDF) .
Ce répertoire est actuellement accessible pour les GST - RST/DST - RESPONSABLES FONCTIONNELS et contient les sous-dossiers suivants :
- Autres - envoi RAR : pour les autres courriers au format PDF qui seront envoyés en RAR
- Autres - envoi simple : pour les autres courriers au format PDF qui seront envoyés en courrier simple
- DGD - RAR : pour les DGD au format PDF qui seront envoyés en RAR
- Factures - envoi simple : pour les factures d'interventions ou hors marché au format PDF qui seront envoyés en courrier simple
- Situations - RAR : pour les situations au format PDF qui seront envoyées en RAR
- ZZ_éléments_envoyés : pour archiver les éléments envoyés, ce dossier sera accessible uniquement en consultation
Tous les courriers doivent être impérativement générés au format PDF et la première page contenir l'adresse du destinataire en haut à droite pour les enveloppes fenêtres A4 .
Pour les documents qui ne sont pas issus des édition standard TIAMP, mettre systématiquement le code de votre chantier TIAMP ou appel d'offres ( AF) en premier dans le champ Chantier ou Affaire comme ci-dessous pour fluidifier le traitement.
L'envoi se fera tous les jours à 15h.
A la fin de chaque envoi, un fichier Excel nommé Suivi_envoi_JJMMAAAA ( Jour/Mois/Année) sera créé dans le répertoire d'envoi du jour et vous y pourrez y retrouver le numéro de votre RAR et le statut de distribution de la poste. Ce fichier sera actualisé tous les jours .
