Pendant la période de confinement, une solution temporaire d'acheminement des courriers a été mis en place .
Cela nécessite d'avoir accès au dossier suivant sur le G : Pour ce faire, nous vous proposons de déposer vos courriers dans un répertoire centralisé sur le G : G:\04-Transverses\COVID19-ENVOI_COURRIER
L'idée est de faire un document PDF par envoi avec en 1ère page le document qui contient l'adresse du destinataire ( exemple : la facture suivie de l'ordre de service du client puis du compte rendu d'intervention, le tout en un seul PDF) .
Ce répertoire est actuellement accessible pour les GST - RST/DST - RESPONSABLES FONCTIONNELS
Les personnes qui souhaitent y avoir accès doivent en faire la demande au helpdesk.
Dans
Vous y trouverez et contient les sous-dossiers suivants :
...
- Autres - envoi RAR : pour les situations autres courriers au format pdf PDF qui seront envoyées envoyés en RAR
- DGD Autres - RARenvoi simple : pour les DGD autres courriers au format pdf PDF qui seront envoyés en courrier simple
- DGD - RARFactures : pour les factures d'interventions ou hors marché DGD au format pdf PDF qui seront envoyés en courrier simpleRAR
- Autres Factures - envoi simple : pour les autres courriers factures d'interventions ou hors marché au format pdf PDF qui seront envoyés en courrier simple
- Autres Situations - envoi RAR : pour les autres courriers situations au format pdf PDF qui seront envoyés envoyées en RAR
- ZZ_éléments_envoyés : pour archiver les éléments envoyés, ce dossier sera accessible uniquement en consultation
Tous les courriers doivent être impérativement générés au format pdf PDF et la première page contenir l'adresse du destinataire en haut à droite pour les enveloppes fenêtres A4 .
Pour les documents qui ne sont pas issus des édition standard TIAMP, mettre systématiquement le code de votre chantier TIAMP ou appel d'offres ( AF) en premier dans le champ Chantier ou Affaire comme ci-dessous pour fluidifier le traitement.
L'envoi se fera tous les jours en début d'après-midi et un premier envoi aura lieu cet après-midi à 15h.jours à 15h.
A la fin de chaque envoi, un fichier Excel nommé Suivi_envoi_JJMMAAAA ( Jour/Mois/Année) sera créé dans le répertoire d'envoi du jour et vous y pourrez y retrouver le numéro de votre RAR et le statut de distribution de la poste. Ce fichier sera actualisé tous les jours .
