Création inter service
La création des inter services se fait dans le menu Maintenance / Marché par le service qui réalise les travaux .
Le marché doit être créé avec le code client UTB - 1114 : toute intervention créée avec le code client 1114 est considérée comme étant une inter service.
Avant de créer une intervention d'inter service, il faut obligatoirement avoir l'imputation ( code chantier ou intervention dans Tiamp) pour laquelle on fait l'inter service , cette information sera à saisir dans le champ référence OS .
La saisie de l'imputation dans le champ référence OS ramène l'adresse du chantier ou intervention .
Le champ Facturable doit être coché car la facturation se fait dans Tiamp et non plus sur papier.
Facturation inter service
Pour facturer une inter service, il faut au préalable cocher les dates de début et fin de travaux .
La facturation se fait uniquement dans l'onglet Facturation et on peut émettre plusieurs factures tant qu'on ne coche pas "cette facture clôt l'intervention".
L'utilisation de devis est également possible .
La codification des factures inter services est différentes de celles de nos interventions clients : elle commence par FI suivie des 2 derniers chiffres de l'année +2 chiffres du mois + chrono automatique.
A noter que les factures inter services ne possèdent pas de TVA.
Après avoir complété les informations sur la facture, vous pouvez l'éditer si vous le souhaitez ( mais cela n'est plus nécessaire pour validation par le ST concerné)
L'édition se fait de la même manière que l'édition d'une facture client : Les éditions - Facture intervention.
La facture doit être transmise au RST/DST du service pour lequel on réalise les travaux pour validation .
Pour cela, faire Les commandes " Envoi de demande de validation facture interservice"
Valider en cliquant sur le bouton "Envoyer le mail"
Cela enverra un email au RST/DST du service pour lequel on a réalisé les travaux ainsi qu'au RST/DST du service ayant réalisé les travaux et passera la facture en statut "En cours de validation" .
Le mail reçu indique la procédure de validation de la facture
Validation facture inter service
La validation se fait uniquement si on est d'accord avec la facture autrement ne pas valider la facture et revenir vers le service émetteur pour correction et renvoi de la notification.
Dans Tiamp, depuis une facture, faire "Les commandes" puis "Validation des factures interservices" comme indiqué dans le mail reçu par les RST/DST . Ils sont les seuls habilités à valider les factures inter services.
Cocher le service concerné puis Analyser : le choix de la période de facturation est facultatif.
Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs factures à valider
Un message de confirmation apparaît après validation
Suivi facturation inter services
Pour les services qui émettent les factures inter services, vous pouvez suivre le chiffre d'affaires avec la macro "Suivi de la facturation client" .
Il faut sélectionner dans Type " Factures Interservices"
Cette macro vous permet également de visualiser rapidement les statuts de vos factures émises et de relancer en cas de validation tardive.
Comptabilisation et déversement
La comptabilisation se fait dans Thebes 3 par le menu Facturation / Ventes / Comptabiliser les factures clients
puis bouton Créer
Sélectionner le journal FIT puis Sauvegarder
la tâche sera exécutée le soir à 20h30