Vous avez la possibilité d’envoyer vos documents directement par Pdfprinter depuis Tiamp lors de sa visualisation.
➡️ Simple, rapide, efficace, économique
C’est encore plus simple depuis la migration de la GED Alfresco vers le drive
L'envoi de documents présents dans le Drive à partir de TIAMP nécessite une première authentification afin d’autoriser l’accès à notre Drive ou aux Drives partagés du service.
Cette manipulation sera à faire une seule fois.
S’authentifier avec son email ou identifiant puis son mot de passe utb
S’authentifier avec son email ou identifiant puis son mot de passe utb
▶️ Après création de la facture , Cliquer sur les éditions et sélectionner Facture intervention
▶️ Une fois la facture affichée, cliquer sur le bouton " Envoyer le document "
Envoi de factures Tiamp par mail/chorus/courrier avec PJ
▶️ Vous sélectionnez le type d’envoi, par : Plateforme Chorus / Mail / courrier / sauvegarder sur GDRIVE
✔️ Envoi de la facture via Chorus (sélectionner type d’envoi (GDRIVE + Plateforme)
❗ Les interventions des marchés Chorus ont 2 nouveaux champs qui apparaissent dans l'onglet général / Facturation:
Code Service : renseigner le code Service du marché ( dans l'éventualité où vous avez plusieurs codes services dans le même marché vous pouvez indiquer le plus récurrent qui sera mis par défaut sur l'intervention avec possibilité de le modifier sur l'intervention ou la facture)
Numéro d'engagement juridique : dans lequel TIAMP met par défaut la Référence OS et qui est modifiable
▶️ Ajouter les documents à envoyer avec la facture tels que : OS client, Devis accepté, Compte rendu d'intervention, Facture sous-traitant ( si paiement direct), Bon de réception etc. dans la limite de 5 documents et d'une taille maximale de 5 Mo par document sans que la totalité des documents ne dépasse 17Mo
Dans la section Pièces jointes, l’icône Drive apparaît désormais
Les Répertoires Drive apparaissent :
Récents : pour les documents récemment consultés sur le Drive
Mon drive : on y retrouvera l’ancien répertoire U et nos fichiers
Partagés avec moi : les documents qu’on nous a partagés sans restriction
Drive Partagé : les dossiers du service ainsi que les scan
▶️ Puis cliquer sur “Envoyer”
Le bouton "Envoyer le document" devient " Envoi en cours " et se grise pour éviter de faire un nouvel envoi tant que le précédent n'est pas finalisé.
▶️ Une boite de dialogue vous confirme l'envoi de votre facture avec le nombre de pièces jointes : cliquer sur OK
✔️ Envoi de la facture via le mail
sélectionner:
type d’envoi GDrive + Mail
destinataires (les contacts) ne pas oublier de cocher
possibilité de mettre des destinataires en copie
possibilité de rajouter également des pièces jointes directement via le Gdrive
“Envoyer”
✔️ Envoi de facture par courrier
sélectionner:
type d’envoi GDrive + courrier (pas besoin d’imprimer le document)
l’adresse du client s’affiche
possibilité de rajouter également des pièces jointes directement via le Gdrive
“Envoyer”
2. Envoi de bons de commande par mail ou sauvegarder sur GDrive directement depuis Tiamp
▶️ Sélectionner le bon de commande à envoyer
▶️ Visualiser
▶️ cliquer sur le bouton " Envoyer le document "
▶️ Sélectionner le type d’envoi
choisir les contacts : Contacts du fournisseur
❗ n’oubliez pas de cocher les contacts
Possibilité de rajouter des personnes en copie
le bon est envoyé avec un message d’accompagnement
pour finir, Cliquer sur “Envoyer” en bas à droite
3. Envoi de devis directement depuis Tiamp
▶️ Sélectionner le devis à envoyer
▶️ Visualiser
▶️ cliquer sur le bouton " Envoyer le document "
Toujours possibilité d’envoyer par mail ou sauvegarde sur Gdrive
sélectionner les contacts destinataires du devis
❗ n’oubliez pas de bien cocher les contacts (destinataires principaux et personnes en copie)
le devis est envoyé avec un message d’accompagnement
et cliquer dur le bouton “Envoyer”