Consultations des factures fournisseurs
- Vincent DUGUET
Première observation importante
Seules les factures qui sont traitées par le biais de la dématérialisation sont visualisables.
Les factures qui sont saisies manuellement à la comptabilité, les copies vous sont adressées et peuvent être consultables à la comptabilité fournisseurs.
Court Rappel du processus du traitement d’une facture
Un facture fait suite à une commande via tiamp “CT2301-----” ou via Ksiop “CK2301-----” .
La commande émise fera l’objet d’une facture.
Dans l'évolution de nos outils et méthodologies, les factures sont et seront très majoritairement sous un format dématérialisées, réceptions par mail sinon scannées à la compta.
Les factures sont traitées par un “Robot” dit RPA, c’est “l'automatisation robotisée des processus”.
Cette évolution permet de visualiser les factures sur Tiamp et Ksiop via le lien indiqué.
Visuellement
Tiamp → En bas de page dans la lecture de la facture “ouvrir document” ou “copier le lien”.
Cassiopée → Dans la commande, l’onglet “Factures“, cliquez sur la facture inscrite en bleu puis cliquez sur le lien URL et la facture s’affiche dans un nouvel onglet.
Modes opératoires détaillés de la Consultations de vos dépenses depuis votre chantier ou intervention, ou directement depuis le fournisseur en listant vos commandes.
Tiamp, 2 façons de consultations
1_ → Consultation d’une facture (depuis la facture et depuis un nouvel onglet “facturation” dans le bon de commande)
2_ → Analyse du suivi de la facturation fournisseur d’un chantier ou intervention
1_ → Vous êtes dans le Menu Général
Pour un chantier → Suivi de chantiers
Pour une intervention → Maintenance
Le processus est identique pour la consultation des factures chantier et intervention.
Capture de ces deux menus,
→ Allons chercher une facture chantier
Chemin → Menu Général → Suivi de Chantiers → Chantiers → Onglet Achats
Dans le bandeau déroulant “Type de bons”, choisir “Facture”, cela correspond aux factures qui sont saisies en comptabilité.
Faire un double clic sur la “feuille cornée” en marge à droite dans la colonne code (de la facture ex : FA644425).
On ouvre la fenêtre de la facture (suivant l’exemple, FA644425) qui reprend les informations générales de la commande.
En bas de la capture deux Boutons nous intéressent, se sont les liens pour visualiser la facture.
Premier bouton → Cliquer sur “Ouvrir document”
Lors de votre première consultation de la journée, on vous demandera de vous identifier
Une fois identifié, la facture apparaît dans une page Web figée depuis le navigateur EDGE.
En haut de la présentation de la facture, vous pouvez télécharger la facture, l’imprimer, la sauvegarder ou l’afficher en format pdf.
Second bouton → Cliquer sur “Copier le lien”, ouvrir un nouvel onglet d’une page Web de votre navigateur, coller le lien et valider, la facture apparaît
On dispose des mêmes fonctionnalités, télécharger, imprimer et le partager en envoi par mail (Navigateur Google chrome)
Nouveauté, L’onglet “ Facturation” dans les bons de commandes
Cet onglet Facturation affiche toutes factures saisies pour le bon de commande sélectionné avec une récap en bas de page.
Cela permet d’accéder à la facture en double cliquant sur la feuille et renvoi à la facture et aux liens pour la visualiser.
2_ → Analyse du suivi de la facturation fournisseur d’un chantier ou intervention
Petit rappel → lors de la consultation de vos commandes et factures vous avez accès à l’analyse de votre facturation fournisseur chantier ou intervention.
→ Suivi de la facturation fournisseur → Cliquer sur analyse
Cela Vous permettra de suivre l’avancement de vos commandes , dépassements, en pouvant avoir accès directement sur une commande précise puis accès à la ou aux factures depuis le nouvel onglet facturation.
Cassiopée, (Vous êtes dans un environnement Web, vous pouvez multiplier vos fenêtres lors de vos consultations).
Depuis le chantier, intervention (Projet), bons de commandes (Bons) ou fournisseurs. On accède aux factures qui sont en lien à votre consultation.
→ Plus couramment, depuis un Projet (chantier/intervention) ou les Bons,
Depuis votre Projet, Vous retrouverez un rappel de vos bons et facturations achats entre autres.
en cliquant sur facturation vous accéderez aux factures fournisseurs qui sont comptabilisées.
En cliquant sur le numéro de Facture en bleu, vous accéderez à son contenu
Cliquer sur le lien URL et la facture s’affiche
En passant par la commande vous avez accès aux Factures traitées et au détail de votre commande.
Même principe, ouvrir l’onglet Facture, cliquer sur le numéro de la facture en Bleu, puis sur l’URL qui est affiché dans le détail.
L’onglet lignes et document, Vous permet d’accéder au détail de votre commande passée et la commande envoyée et ou éditée.