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Recherche/Création interventions
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Lancer le navigateur web et aller sur le Resource Manager : https://magellan-planning.utb.coop/360resourcemanager/
Se connecter avec le login windows et mot de passe
On obtient les différents onglets suivants :
Recherche interventions
Pour créer une intervention ou aller sur une inter existante, se positionner dans l'onglet Activités
Le champ "Recherche" permet de faire une recherche de type google soit par le code intervention, le libellé, le client, le marché, l'adresse, la Référence commande ( OS ou bon de commande) etc.
On peut également faire recherche par statut en utilisant le filtre sur les statuts : cocher les statuts souhaités
Création interventions
Aller dans l'onglet Activités et cliquer sur le bouton Ajouter en haut à droite de l'écran
Les champs en rouge sont obligatoires sinon l'enregistrement de l'inter ne se pourra pas se faire .
La saisie du code marché ramène le code client et le numéro d'intervention
La référence commande correspond à la référence du client autrement appelé Ordre de service ou bon de commande ou bon de travaux
On peut joindre le bon de commande du client au format pdf en faisant un cliquer glisser depuis la boite mail ou un répertoire de l'ordinateur vers le champ où l'on saisit la référence commande
on obtient la fenêtre suivante :
Cliquer sur OK pour valider
On peut également joindre l'OS client depuis le menu Pièces jointes
Renseigner la date de commande ( date d'envoi de l'OS par le client), origine : Mail, courrier, fax, appel téléphonique, l'émetteur ( donneur d'ordre chez le client habituellement le technicien ou gardien).
Si l'émetteur souhaité n'existe pas, il faudra quitter la fenêtre de création de l'intervention et aller dans l'onglet Clients pour le créer depuis le menu Détails/Contacts
Le type d'activité par défaut est Dépannage : à modifier si besoin pour les Urgences, chantiers etc.
Le fait de mettre Urgence permet au moteur de planifier cette intervention en priorité dans les 4h
Saisie des tâches
La partie Typologie de Tâches est obligatoire : c'est elle qui permet de définir le nombre de dépanneurs nécessaires pour réaliser l'intervention ainsi que la durée prévisionnelle:
- Cliquer sur Ajouter pour ajouter une nouvelle tâche
- Dans le champ Type de tâche, saisir les mots clés pour retrouver les tâches correspondantes : exemple fuite, wc, lavabo
- Le libellé peut être modifié pour ajouter un complément d'informations fourni sur le bon de commande du client ( précision sur la pièce, cuisine, salle de bains etc.)
- Pareil pour la description
- La durée est une moyenne et peut être ajustée à la hausse ou à la baisse
- Pareil pour le champ 2 ressources : si elle est cochée cela veut dire qu'il faut 2 dépanneurs sinon 1 seul dépanneur
Les informations modifiées dans les tâches seront propres à l'intervention : pas d'impact sur le référentiel commun
On peut ajouter plusieurs tâches
La durée des tâches est par défaut héritée ( issue de la somme des durées des différentes tâches de l'intervention) . On peut la corriger en décochant le champ Hérité et en modifiant le champ Durée Corrigée.
Le champ 2 ressources peut aussi être modifié à ce niveau.
Le prix facturé sera à terme le montant des postes du BPU client correspondant : il n'est pas à saisir
La champ Montant commande HT correspond au montant de la commande client : A saisir
Le champ Description permet d'ajouter un commentaire qui sera affiché sur les mobiles des dépanneurs ( anciennement champ Commentaires Intervention dans Tiamp).
Les SLA correspondent aux dates de début au plus tôt et fin au plus tard de réalisation de l'intervention demandées par le client .Elles sont remplies par défaut en fonction du type d'activité mais peuvent être modifiées en cliquant sur la ligne
Saisie Adresse
- Par le site en recherchant celui-ci dans le champ Site :
- on a la possibilité de créer un site depuis cette fenêtre de création d'intervention avec le bouton en forme de plus sur la ligne de site
- une fois le site sélectionné, compléter le champ Logement
- Par saisie directe de l'adresse : cliquer sur le bouton Géocoder : il faut qu'il soit vert autrement il y a une erreur sur l'adresse saisie
Le temps de parking permet de préciser qu'il faut prévoir un certain temps pour stationner et sera pris en compte dans le trajet lors de l'optimisation de l'intervention par le moteur
Saisie Contacts
On retrouve par défaut dans les contacts l'émetteur de la demande et/ou le gardien associé au site sélectionné.
On peut compléter/modifier les informations mais cela restera sur l'intervention.
L'ajout de locataire se fait à ce niveau en cliquant sur le bouton Ajouter
Les infos obligatoires sont le type, la civilité et le nom pour que l'intervention arrive dans Tiamp
La création d'une intervention à optimiser par le moteur s'arrête à ce niveau en cliquant sur le bouton Enregistrer : l'inter est en statut Projetée (optimisable par le moteur).
Le champ Fixer horaire permet de forcer l'heure prévisionnelle de réalisation : lorsqu'il est renseigné, l'inter est en statut planifiée . Cela limite le moteur en terme d'optimisation sur le jour de réalisation
Les champs Fixer ressource /accompagnateur permettent de présélectionner les dépanneurs pour réaliser l'intervention. L'inter passe en statut confirmée
Statuts Interventions
- Initial : Non optimisée par le moteur
- Projetée : optimisable par le moteur
- Planifiée : créneau rendez-vous pris ou horaire fixé
- Confirmée : rendez-vous pris, dépanneur affecté
- En route : dépanneur en route vers l'intervention
- Commencée : intervention commencée
- En pause : intervention interrompue pour coupure déjeuner, passage fournisseur, interruption provisoire pour aller sur une autre intervention, urgence
- Avis de passage : client absent, à replanifier
- A suivre : à replanifier car matériel spécifique, technicien supplémentaire, arrêt maladie/accident travail, droit de retrait etc.
- Terminée : intervention exécutée
- En attente de chiffrage : intervention exécutée, en attente chiffrage par RA, statut mis à jour par TIAMP
- A facturer : intervention exécutée, à facturer; statut mis à jour par TIAMP
- En attente OS : intervention exécutée, en attente OS pour facturation, statut mis à jour par TIAMP
- Facturée : statut mis à jour par TIAMP
- Annulée : statut mis à jour par TIAMP
- Facture anticipée : statut mis à jour par TIAMP
- Réglée : statut mis à jour par TIAMP
Le bouton Demander un RDV permet de proposer un créneau de RDV au client lorsqu'on est au téléphone avec lui : on dit matin ou après-midi au client même si nous avons des créneaux de 2h
La prise de RDV tient compte des dates de début au plus tôt et fin au plus tard, des compétences requises, des disponibilités des dépanneurs, de la distance à parcourir, des horaires de travail
- Vert : les meilleurs créneaux
- Jaune, Rouge : on peut les sélectionner mais ce ne sont pas les meilleurs en terme d'optimisation
- Gris : sélection de ces créneaux impossibles à cause de la durée, des horaires de travail etc.
Confirmer le RDV avec le bouton Confirmer
Gestion des contacts clients
Les contacts clients ou émetteurs sont à créer dans l'onglet Clients, menu Détails puis Contacts
Cliquer Sur Enregistrer pour Sauvegarder les infos saisies
Gestion des sites clients
Création de sites
Il est préférable de créer des sites lorsque l'adresse d'intervention est récurrente : bien entendu pas besoin de créer chaque logement juste le bâtiment.
La création des sites peut se faire :
- dans la fenêtre de création d'interventions , sur la ligne site avec l'icône en forme de "plus"
- dans l'onglet Clients, Menu Sites avec le bouton Ajouter
Après saisie de l'adresse cliquer sur le bouton Géocoder jusqu'à obtention du voyant vert.
Il est possible d'ajouter un temps de parking lorsque le stationnement dans le secteur prend du temps et d'affecter un dépanneur par défaut à ce site pour que le moteur le privilégie dans la planification d'une intervention à réaliser sur ce site.
Cliquer ensuite sur OK puis Enregistrer
Recherche de sites
Pour retrouver un site, il faut aller dans l'onglet Clients, rechercher dans la zone de recherche par le code ou le nom
Cliquer sur la flèche pour voir la liste des sites et se positionner sur la ligne souhaitée pour modiier les infos ( adresses, contacts, horaires d'ouverture)
Gestion des marchés
Les marchés sont créés dans l'onglet Clients par le support.
Gestion des indisponibilités des compagnons
On peut faire apparaître dans le planning les indisponibilités des dépanneurs pour qu'elles soient prises en compte dans la planification.
Pour cela, aller dans l'onglet Plannings et dans le champ Ressource, rechercher le nom du dépanneur
Dans Nouvelle indisponibilité, mettre la date de début d'indisponibilité et choisir le type d'indisponibilité.
La description peut être modifiée.
Horaire de début : 1er jour d'absence
Hooraire de fin : dernier jour d'absence
Adresse : dans le cas des formations, visite médicale, réunion de service sur une partie de la journée pour que le moteur en tienne compte pour la planification sur le reste de la journée
Puis Enregistrer
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Gestion des contacts clients
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Gestion des sites clients
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Gestion des marchés
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Gestion des indisponibilités des compagnons
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